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Der professionelle Konferenzraum

Teil 2

Wie übertrage ich meinen Content?
Spricht man über einen professionellen Konferenzraum kommt man früher oder später nicht umher sich mit der Frage zu beschäftigen, wie der gewünschte Content – sei es eine Präsentation zu Schulungszwecken, die Vorstellung des neuen Imagefilms oder die Demonstration der Quartalszahlen – auf die Leinwand kommt.
Die Antwort darauf lässt sich nur geben, wenn klar ist wie diese Übertragung überhaupt stattfinden soll: kabelgebundene oder drahtlose Verbindung?
Für die kabelgebundene Signalübertragung sind Anschlussfelder notwendig, die inzwischen von verschiedenen Herstellern in noch verschiedeneren Formen und Farben existieren. Grundsätzlich muss hier zwischen Boden-, Tisch- und Wandanschlussfeldern unterschieden werden.

Bodenanschlussfelder befinden sich Bodentanks, welche durch Auf- bzw. Zuklappen genutzt werden können und in unbenutztem Zustand nahezu unsichtbar sind. Die Kabelführung zum Projektor oder auch dem Medienrack erfolgt über Kanäle im Fußboden. Ähnlich können die Kabel auch bei Tischanschlussfeldern verlaufen, mit dem Unterschied, dass die benötigten Kabel hoch zum Tisch geführt werden müssen. Tischanschlussfelder können heute komplett in den Tisch eingelassen und so bei Nicht-Nutzung quasi unsichtbar werden. Aber auch nachrüstbare, formschöne Anschlussfelder, die an nahezu jeden Tisch passen sind absolut keine Seltenheit. Die Verlegung von Kabeln zum Projektor oder Medienrack bei Wandanschlussfeldern verläuft entweder unter dem Putz oder über Brüstungskanäle, die an der Wand montiert werden. Auch hier sind Form und Farbe kaum Grenzen gesetzt. Alle Anschlussfelder haben hier eines gemeinsam: welche und wie viele Anschlusspunkte es gibt – ob HDMI, VGA, DisplayPort, USB, 230V-Stromanschluss, oder CAT – ist nahezu unbegrenzt und den Unternehmen selbst überlassen.

Im Gegensatz zu den Anschlussfeldern, müssen für die drahtlose Signalübertragung, bis auf die Anschlusskabel am Projektor oder Medienrack keine Kabel verlegt werden. Inzwischen gibt es mehrere, hochmoderne, verschlüsselte Drahtlosübertragungs-Systeme, die eine stabile Signalübertragung gewährleisten. Neben der Art der Verbindung zwischen Endgerät und Projektor, unterscheiden sich diese in den Anschlussarten am Endgerät und der maximalen Teilnehmerzahl. Manche Systeme lassen bereits die Verbindung per festinstallierter App, Miracast oder Apple Airplay zu, alle hingegen verfügen über die Verbindungsmöglichkeit mit einem Dongle. Hier unterscheiden sich die Systeme verschiedener Hersteller vor allem in der Art des Anschlusses am Endgerät: Der Anschluss über HDMI plus USB (zur Stromeinspeisung), USB-A oder USB-C sind hier die gängigsten und sichersten Varianten.
Um die einzelnen Dongle nicht unter den Konferenzteilnehmern austauschen zu müssen – sollte ein weiterer Teilnehmer seine Präsentation auf der Leinwand mit den anderen teilen wollen – lassen die Systeme, je nach Hersteller bereits zwischen 16 und 64 Teilnehmer gleichzeitig zu. Auch Splitscreen-Modi von zwei bis vier gleichzeitig geteilten Endgeräten sind hier bereits möglich. Die Bedienung der Dongle unterscheidet sich zwischen den verschiedenen Herstellern kaum bis gar nicht. Nach zumeist sekundenschnellem Verbindungsaufbau ist nur ein Klick notwendig, um den Content vom Endgerät auf der Leinwand zu spiegeln.
Natürlich lassen sich auch beide Systeme, kabelgebunden und drahtlos, in einem Konferenzraum kombinieren, um so für höchst mögliche Variabilität der Anschlussmöglichkeiten zu sorgen.

Die Videokonferenz
Wenn wir über einen professionellen Konferenzraum sprechen, bleibt es nicht aus auch den Einsatz von Videokonferenztechnik zu behandeln. Nicht erst seit der COVID-19-Krise erfreuen sich Videokonferenzsysteme zur Aufrechterhaltung der Kommunikation großer Beliebtheit. Hier lassen sich zunächst zwei grundlegend unterschiedliche Systeme benennen: der immer beliebter werdenden Cloud-basierten Videokonferenzlösung und der per H.323 Codec verschlüsselten, SIP-basierten End-to-End Lösung.
Die durch die COVID-19-Krise beliebter werdenden, Cloud-basierten Videokonferenzlösungen wie Microsoft Team, Zoom, Skype oder Ähnliche haben den großen Vorteil extrem variabel einsetzbar, intuitiv und einfach bedienbar und prinzipiell völlig ortsunabhängig nutzbar zu sein. Nachteil dieser Technik ist die Abwicklung der Daten und der Kommunikation über fremde Server und Netzwerke, welche prinzipiell einfacher abzuhören sind. Damit stellt sich die Vertrauensfrage in besagte Programme, die im schlimmsten Fall nicht mit der eigenen Firmenpolitik in Eintracht gebracht werden kann.
Daher ziehen besonders Unternehmen mit hohen Sicherheits- und Geheimhaltungsstandards eine SIP-basierte Videokonferenzlösung vor. Hier werden Pakete verschlüsselt von Punkt zu Punkt (End-to-End) versendet, die lediglich von der jeweiligen Partei mit entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen werden können.
Neben der Art der Verschlüsselung und der Nutzung von Netzwerken ist der Einsatz der Kameratechnik entscheidend für die Wahl der richtigen Videokonferenzlösung. Das Einbetten und Umschalten mehrerer Kameras für einen Nutzer in einer Cloud-basierten Videokonferenz ist nämlich weitaus komplizierter zu realisieren als in der Konkurrenz-Lösung. Dabei sei aber auch erwähnt, dass eine SIP-basierte Videokonferenztechnik aufgrund notwendiger Lizenzen bei allen Teilnehmern kostspieliger sind, als die zumeist kostenlose Software-Lösung Cloud-basierter Programme.
Grundsätzlich sollte aber bei beiden Lösungen auf die richtige Wahl der Kamera und Mikrofonie geachtet werden, um ein stressfreies und effektives Arbeitserlebnis in Zusammenhang mit der Videokonferenztechnik zu erreichen. Dazu gehören im allgemeinen Merkmale wie die Größe des Konferenzraums, die Teilnehmerzahl pro Kamera und Mikrofon, sowie Anforderungen an die Mobilität der verwendeten Technik. Diese Kriterien sind jedoch höchst individuell und lassen sich in diesem Rahmen nicht vollkommen abdecken.

Nähere Informationen erhalten Sie in unserem Blog-Eintrag „Die Videokonferenz im Jahr 2020“.

Die Mediensteuerung
Um alle Komponenten möglichst einfach, schnell und zentral steuern zu können, ist der Einbau und die Installation von Mediensteuerungen in professionellen Konferenzräumen inzwischen absolut üblich. Und auch hier gibt es verschiedene, individuell umsetzbare Möglichkeiten.

Die „einfachste“ Steuerung besteht aus einem Tastenfeld, zumeist in der Größe eines handelsüblichen Lichtschalters, mit dem per Druckknopf zwischen einzelnen Quellen und Funktionen umgeschaltet werden kann.

Die modernere und sehr individuell gestaltbare Version einer Mediensteuerung, lässt sich mit Hilfe eines Touchpanels verwirklichen. Hier haben Unternehmer nicht nur die Möglichkeit sich die Bedienoberfläche ganz frei mit Firmenlogo und eigenem Design gestalten zu lassen, es gibt neben dem Wand- oder Tischeinbau, außerdem die Möglichkeit das Panel drahtlos zu betreiben und so im ganzen Raum die Kontrolle über die gesamte Medientechnik zu behalten.
Bei beiden Lösungen zur Mediensteuerung gibt es natürlich die Möglichkeit, Raumverdunkelungen wie Vorhänge oder Jalousien, das Dimmen des Raumlichtes oder das automatisierte Starten des Projektors und Ein- bzw. Ausfahren einer motorischen Leinwand miteinzubinden.

Sollten Sie Fragen haben oder eine Beratung für Ihren professionellen Konferenzraum wünschen, melden Sie sich doch gern bei uns! Sie erreichen uns unter info@pravico.de oder 02041/4622677 für Ihre persönliche und individuelle Beratung!

Hier geht es zu Teil 1 des Beitrages